Kuntalaissa säädetään kunnan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksista (22 §), kunnan viestinnästä (29 §), kokouksen julkisuudesta (101 §) ja päätöksen tiedoksiannosta kunnan jäsenelle (140 §). Asiakirjojen julkisuutta säännellään yleislain tasolla julkisuuslaissa (621/1999). Tiedon antamiseen viranomaisen asiakirjoista saattaa kuitenkin vaikuttaa myös mm. henkilötietolaki, joka tietosuoja-asetuksen tultua voimaan 25.5.2018 alkaen kumoutui osittain ja tulee kumoutumaan kokonaisuudessaan, kun eduskunta hyväksyy asetuksen rinnalle uuden tietosuojalain. Tietosuojalain puuttuessa henkilötietolaki on kuitenkin edelleen voimassa olevaa lainsäädäntöä. Kaupungin toimintaa julkisuuden osalta voidaan siis arvioida edellä kuvatussa lainsäädännöllisessä kehikossa.
Suomessa vallitsee julkisuusperiaate, joka tarkoittaa sitä, että viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei erikseen toisin säädetä. Lain mukaan jokaisella on oikeus saada tietoja viranomaisen julkisista asiakirjoista. Toisin sanoen vain lailla voidaan säätää, millaiset asiakirjat ovat salassa pidettäviä. Yleisimmät salassapitoperusteet sisältyvät julkisuuslakiin, jonka 24 § sisältää 32 erillistä salassapitokohtaa. Julkisuuslaki erottaa asiakirjatyyppeinä julkisten ja salaisten asiakirjojen lisäksi myös asiakirjat, jotka eivät ole vielä julkisia sekä asiakirjat, jotka eivät ole julkisuuslain soveltamisalan piirissä.
Parkanon kaupunki julkaisee kaupungin nettisivuilla valtuuston, kaupunginhallituksen ja lautakuntien esityslistat liitteineen samana päivänä, kun ne lähetetään toimielinten jäsenille. Kuntalain 29 § ei suoraan velvoita esityslistojen julkaisemiseen kokonaisuudessaan nettisivuilla vielä esityslistavaiheessa, mutta Parkanossa koemme tämän tehokkaimmaksi tavaksi täyttää kuntalain 29 §:n viestintävelvollisuus. Kuntalain 140 §:n mukaisesti kaupungin nettisivuilla pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävillä valtuuston, kaupunginhallituksen sekä lautakuntien pöytäkirjat oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. 140 §:n mukaan, jos asia on kokonaan salassa pidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassa pidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä. Henkilötietojen poistoa varten kaupunki on hankkinut lisäosan, joka mahdollistaa henkilötietojen ajastetun poiston oikaisuvaatimus- tai valitusajan umpeuduttua.
Kun jokin Parkanon kaupungin toimielin käsittelee salassa pidettävää asiaa, toteutetaan kuntalain 140 §:n vaatimus siten, että esityslistassa ja pöytäkirjassa asian otsikosta ilmenee, miksi asia on salainen sekä julkisuuslain salausperuste esim. ”Liikesalaisuus, asia on salainen Julkisuuslain (621/1999) 24 §:n 1. mom. 20. kohdan mukaan”. Mikäli vain jokin asiaan liittyvä asiakirja tai asianosa on salassa pidettävä, asia käsitellään salaisilta osin liitteessä ja valmistelu, esitys ja päätös pyritään käsittelemään julkisena. Tällöin liitteessä on erikseen mainittu salausperuste.
Kuntalain 140 §:n mukaan kunnan ja kuntayhtymän muun kuin valtuuston, kaupunginhallituksen ja lautakunnan pöytäkirjat pidetään vastaavasti yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Parkanon kaupunki on keväällä 2018 ostanut lisäosan, jonka avulla muutoksenhakukelpoiset viranhaltijapäätökset julkaistaan kaupungin nettisivuilla siten, että ne saavuttavat lainvoiman.
Avoimuuden lisäämiseksi kaupunki on myös päättänyt, että elinvoimatoimikunnan, henkilöstöjaoston, nuorisovaltuuston, vammaisneuvoston ja vanhusneuvoston pöytäkirjat julkaistaan kaupungin nettisivuille. Parkanon kaupungin hallintosäännön mukaan elinvoimatoimikunta on valmisteleva toimielin, joka valmistelee hallintosäännössä mainitut asiat muiden toimielinten päätettäväksi. Käytännössä siis elinvoimatoimikunnan käsittelemät asiat tulevat suurelta osin julkisiksi vasta päättävässä toimielimessä. Elinvoimatoimikunnan pöytäkirja laaditaan asian valmistelua varten ja sen julkisuutta määrittää julkisuuslain 6 §:n 6. kohta. Kuntaliiton ohjeistuksen mukaan tiedonsaanti asiakirjasta, joka ei ole vielä julkinen, on viranomaisen harkinnassa. Tiedon saamista ei tällaisistakaan asiakirjoista saa rajoittaa ilman asiallista ja laissa säädettyä perustetta. Elinvoimatoimikunnan asioiden julkisuutta arvioidaan siis asiakohtaisesti. Lähtökohtana toimii myönteinen suhtautuminen harkinnanvaraiseen julkisuuteen sekä kuntalain 29 §:n velvollisuus antaa tietoa valmistelussa olevista asioista.
Henkilöstöjaoston tehtävänä on päättää hallintosäännössä määrätyistä henkilöstöä koskevista asioista. Julkisten asioiden lisäksi henkilöstöjaosto käsittelee asioita, jotka ovat salaisia julkisuuslain 24 §:n mukaisin perustein sekä asioita, jotka ovat sinänsä julkista tietoa, mutta tiedon nettiin laittaminen ei ole tarkoituksenmukaista. Esimerkiksi yksittäisen henkilön palkka sekä virka- tai työhakemukset ovat pääosin sinällään julkista tietoa, mutta niitä ei julkaista kaupungin nettisivuilla päätösten yhteydessä. Tällaisen julkisen tiedon saa kuitenkin halutessaan hallinnon tukipalveluista kysymällä. Tiedoksiannossa huomioidaan tietosuoja-asetuksen, henkilötietolain ja julkisuuslain asettamat vaatimukset.
Julkisuutta ja tiedonsaantioikeutta arvioitaessa tulee huomioida, että julkisuuslakia sovelletaan vain viranomaisen asiakirjoihin. Laissa säädetään erikseen myös asiakirjoista, jotka eivät ole viranomaisen asiakirjoja. Esimerkiksi viranhaltijan, tilintarkastajan tai kunnalta toimeksiannon saaneen yksityisen konsultin luonnokset, valmistelijan omat muistiinpanot ja erilaiset valmisteluun liittyvät neuvottelumuistiot eivät lähtökohtaisesti ole viranomaisen asiakirjoja, vaan jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle. Julkisessa keskustelussa esiin nostettua sisäistä hallinnollista toimintaa ovat myös työnantajan työtehtävien sisäistä järjestelyä varten laatimat tehtäväkuvat. Tehtäväkuvat ovat muuttuvia ja niitä ei hyväksytä missään toimielimessä. Täten ne jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle. Myös kunnan yhtiöt jäävät julkisuuslain soveltamisalan ulkopuolelle.
Kuntalain 101 §:n mukaan valtuuston kokoukset ovat julkisia, jollei kokouksessa käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi tai jollei valtuusto muuten painavan syyn vuoksi jossakin asiassa toisin päätä. Valtuuston suljetussa kokouksessa esitetyt ja siinä käydystä keskustelusta laaditut asiakirjat ovat salassa pidettäviä, jos niin laissa säädetään. Muun toimielimen kuin valtuuston kokoukset ovat julkisia vain, jos toimielin niin päättää eikä kokouksessa käsitellä asiaa tai asiakirjaa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Parkanossa valtuuston kokousta voi saapua seuraamaan valtuuston istuntosaliin. Muiden toimielinten kokoukset ovat pääasiassa suljettuja, ellei toimielin toisin päätä. Suljetun kokouksen keskustelut ovat luottamuksellisia, mutta eivät automaattisesti salassa pidettäviä. Luottamushenkilön tietojensaantioikeus on julkisuuslaissa kaikkia koskevaa tietojensaantioikeutta laajempi. Kuntalain 83 §:n mukaan luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaisilta tietoja, joita hän toimessaan pitää tarpeellisina, mutta jotka eivät ole vielä julkisuuslain mukaan julkisia. Tiedonsaantioikeutta ei saa kuitenkaan käyttää väärin ja tulee muistaa, että luottamushenkilö hoitaa tointaan virkavastuulla ja häneen sovelletaan rikoslain (39/1889) virkarikoksia koskevia säännöksiä. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus (julkisuuslain 22 ja 23 §, rikoslain 40 luvun 5 §) rajoittavat kokouksessa käydyistä keskusteluista kertomista siten, että sellaista tietoa, joka on lailla säädetty salassa pidettäväksi tai josta on säädetty vaitiolovelvollisuus, ei saa paljastaa sivulliselle.
Hyvän hallintokäytännön mukaista ei ole paljastaa ulkopuolisille suljetun kokouksen keskusteluja. Myöskään kokouksen salassa pidettäviä tietoja ei saa paljastaa ulkopuolisille. Kuntalain 69 §:n mukaan luottamushenkilön tulee edistää kunnan ja sen asukkaiden etua sekä toimia luottamustehtävässään arvokkaasti tehtävän edellyttämällä tavalla. Tietojen vuotamisen asiakirjaan sisältymättömistä seikoista esim. suljetussa kokouksessa käydyistä keskusteluista tai sellaisista tiedoista, jotka eivät vielä ole julkisia, voidaan katsoa rikkovan luottamushenkilön kuntalain 69 §:n mukaista käyttäytymisvelvollisuutta. Käyttäytymissäännös on toimintaohje, joka korostaa toiminnan moraalisia ja eettisiä arvoja. On selvää, että luottamustehtävän poliittinen luonne jo sinänsä merkitsee henkilöiden erilaista suhtautumista asioihin. Suljettujen kokouksien keskustelujen luottamuksellisuus ei siis tarkoita sitä, että päätetyistä asioista ei voisi käydä keskustelua kokouksen jälkeen esimerkiksi kuntalaisten kanssa.
Parkanon kaupungin tavoitteena on yhä avoimempi hallinto- ja päätöksentekomenettely. Kaupungin virkamiehet tai toimielimet eivät voi julistaa asioita salaisiksi ilman lakiperustetta. Asiat ovat julkisia, elleivät ne ole lakiin perustuen salaisia. Jo nyt kaupungin toiminta on päätöksentekomenettelyn osalta avoimempaa, kuin mihin kuntalaki kuntia velvoittaa. Kaupungin pyrkimyksenä on kehittää uusia toimintatapoja, joilla myös kuntalaiset voisivat osallistua ja vaikuttaa päätösten valmisteluun kuntalain 22 §:n mukaisesti. Lisääntyneen osallistumisen ja vaikuttamisen voidaan nähdä tukevan myös avoimempaa päätöksentekoa. Yhtenä esimerkkinä tästä on valtuuston torilla järjestämä kuntalaisten kyselytunti 27.8.2018 klo 16.00 alkaen sekä tämän jälkeen pidettävä valtuuston torikokous.
Kehitysjohtaja Erkki Hirsimäki
