TARJOUSPYYNTÖ
Parkanon kaupunki pyytää tarjoustanne jäljempänä kuvatuista ruokahuollon elintarvikkeista ja päivittäistavaroista.

1. Ostaja
Parkanon kaupunki Parkanontie 37 39700 Parkano Yhteyshenkilö: Ruokahuollon esimies Marjo Simonen, marjo.simonen@parkano.fi Ruokahuollon esimies Tarja Raiskio, tarja.raiskio@parkano.fi

2. Hankintamenettely
Tarjouskilpailussa käytetään avointa hankintamenettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, josta on julkaistu hankintailmoitus Hilmassa, www.hankintailmoitukset.fi, sekä Parkanon kaupungin internetsivuilla www.parkano.fi. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007), asetusta julkisista hankinnoista (614/2007), lakia julkisista hankinnoista annetun lain muuttamisesta (321/2010) sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (JYSE 2009 TAVARAT), jotka löytyvät osoitteesta http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20100217Julkis/JYSE_2009_tavarat.pdf
3. Tarjouspyynnön kohteet
Tarjouspyyntö koskee Parkanon kaupungin eri yksiköiden ruokahuollon elintarvikkeita sekä päivittäistavaroita sopimuskaudelle 1.8.2014-31.7.2016. Sopimusta voidaan jatkaa molempien osapuolten suostumuksella kahtena eri optiovuotena (1+1) Tarjouspyynnön kohteet on ryhmitelty seuraaviin tuoteryhmiin:

1. Lihatuotteet ja valmisruoka 2. Maito- ja maitotaloustuotteet 3. Kuivat elintarvikkeet ja muut tukkutuotteet 4. Pakasteet 5. Perunat ja tuoretuotteet 

Tarjouskilpailun kohteet on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä nro 1, Tuoteluettelo 2014. Tarjouskilpailun tuotteiden toimitusyksiköt ja muut kuin tarjouspyynnössä esitetyt tarjouspyyntöön liittyvät yksityiskohdat ja vaatimukset on kuvattu liitteessä nro 2, Palvelukuvaus.

Osatarjoukset hyväksytään ja tarjouksen voi jättää yhdestä tai useammasta kokonaisuudesta. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Liitettä 1, Tuoteluettelo 2014, ei saa muuttaa tai muokata, muuta kuin sallituin osin.

4. Toimitusyksiöt ja -ehdot

Toimitukset tulee kuljettaa suoraan ilmoitettuihin toimituspisteisiin, joita ovat Rauhalan Palvelukeskus, Rantakodon palvelukeskus, yhteiskoulun keittiö (ylä-aste ja lukio), keskustan koulu (ala-aste), Pohjois-Parkanon koulu (ala-aste), terveyskeskus, Kallion päiväkoti sekä Kuttikallion päiväkoti.

Toimitusten tulee olla toimipisteissä sovittuina työpäivinä klo 6-14 välisenä aikana.

Tarkemmat toimitusosoitteet ja –ehdot sekä palvelukuvaukset ovat liitteessä 2.

5. Hinta- ja sopimusehdot

Hinnat ovat kiinteät ensimmäisen kuuden (6) kuukauden ajan sopimuksen voimaantulosta ja sen jälkeen toimittaja voi ehdottaa hintojen muuttamista enintään puolivuosittain. Muutosehdotukset hinnanmuutoksista toimitetaan perusteluineen kirjallisesti neljä (4) viikkoa ennen hinnanmuutoksen voimaan tuloa. Ilmoituksessa tulee ilmetä veroton voimassaoleva hinta ja veroton uusi esitetty hinta.

Hinnanmuutoksen soveltaminen edellyttää tilaajan hyväksyntää. Hyväksynnän jälkeen uudet hinnat toimitetaan sovituille tahoille sähköisesti.

6. Laskutus- ja maksuehdot

Maksuehto 21 pv netto tai edullisempi, kun tavara on sopimusehtojen mukaisesti toimitettu ja lasku saapunut tilaajalle. Viivästyskorko on enintään korkolain 4§:n 1 mom. mukainen.

Otamme ensisijaisesti vastaan verkkolaskuja.

7. Tarjoajan kelpoisuus

Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan Y-tunnus sekä tarjoajan tulee kuulua arvonlisävelvollisten- ja ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajan tulee olla suorittanut lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut.

Tarjoajan soveltuvuuden tarkistamisella selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua tarjouspyynnön edellyttämistä vaatimuksista.

Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen.  

8. Tarjouksen sisältö

Tarjouksen tule olla suomenkielinen. Tarjouksen tekemisestä ja/tai lähettämisestä ei makseta korvausta.

Tarjoajan on esitettävä tarjouksen yhteydessä seuraavat asiakirjat:

 Liite 1, tuoteluettelo täydennettynä

 Verovelkatodistus sekä todistus lakisääteisten työnantajamaksujen suorittamisesta

 Lyhyt tarjoajayrityksen kuvaus sekä tarjouksesta kokonaan vastaavan henkilön ja tämän varahenkilön puhelinnumero, matkapuhelinnumero ja sähköpostiosoite tulee mainita tarjouksessa.

 Selvitys käytössä olevasta laatujärjestelmästä ja omavalvontasuunnitelman hyväksymistodistus

Tarjouksessa tulee lisäksi ilmoittaa pudotus-/toimitusmaksut sekä laatuvaatimuksissa ilmenevät asiat.

Tuotekohtaiset hinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina tarjouspyynnön liitteen 1 listan mukaisesti. Tuoteryhmäkohtaiset alennusprosentit tarjouksesta puuttuvien tuotteiden osalta voidaan ilmoittaa erikseen tarjouksessa.

Kaikkien tuotteiden ja maksujen kohdalla pyydetään antamaan veroton nettohinta. Tarjoushintojen tulee olla voimassa kiinteänä ensimmäisen kuuden (6) kuukauden ajan sopimuksen voimaantulosta.

Tarjoukset ovat julkisia hankintalain vaatimalla tavalla.   

9. Tarjouksen valintaperusteet

Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille annetut vaatimukset, vertaillaan alla olevilla kriteereillä ja periaatteilla.

Elintarvikkeiden tarjousvertailun hinnan painoarvo on 60 % ja pudotusmaksun 10%. Laatuvaatimusten painoarvo on 30 %, koostuen seuraavista kriteereistä:

            1. Tuotevalikoiman soveltuvuus (pyydettyjen tuotteiden kattavuus valikoimassa) 20%

            2. Ympäristönäkökohdat (hiilijalanjälki tmv.) 10%

10. Sopimuksen voimassaolo

Sopimus on voimassa 1.8.2014-31.7.2016. Sopimuksen sisältyy optio (1+1). Option käyttämisestä hankintayksikkö ja toimittaja sopivat keskenään vähintään kolme(3) kuukautta ennen sopimuskauden alkua. 

Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus kokonaan tai osittain, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitettaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta.

Sopimusta kumpikaan osapuoli ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen suostumusta. 

11. Tarjousten jättäminen ja käsittely

Sitova tarjous tulee jättää kirjallisesti viimeistään 9.6.2014 klo 15.00 mennessä osoitteeseen: Parkanon kaupunki, Sivistyslautakunta, PL 14, 39701 PARKANO

Kuoreen tulee merkintä ”elintarviketarjous”.

Myöhästyneet, määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset hylätään avaamattomina.

Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen.

Ostaja ei maksa korvausta tarjousten tekemisestä.

Tarjoajien ja tarjousten soveltuvuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajan yleisen soveltuvuuden arviointi
ilmoitettujen tarjoajan soveltumisvaatimusten perusteella

2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 
tarjous vastaa sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden ehtoja

3. Tarjousten vertailu
vertailu etukäteen ilmoitettujen valinta- ja vertailuperusteita noudattaen.

Tarjouksen tulee olla voimassa 31.8.2014 saakka.

Liite 1, tuoteluettelo, tulee palauttaa myös sähköisessä muodossa osoitteeseen marjo.simonen@parkano.fi

Liitelomakkeen voi palauttaa sähköisesti vasta tarjousajan päättymisen jälkeen, kuitenkin viimeistään keskiviikkona 11.6.2014.

Liitteet nrot 1 ja 2 voi pyytää alla olevalta henkilöltä. 

Lisätietoja: sivistystoimen hallintopäällikkö Jenni Alppi, puh. 044-7865502, jenni.alppi@parkano.fi